こんにちは、TAIONの塚越です。
今回は、Googleドライブの整理について書きます。書類の置き場所を決めて、ファイル名をそろえる。ここまでは誰でもやることだと思います。私はそこに一枚、「README」という説明書を足して、整理そのものをAIに任せることにしました。
フォルダには番号を振る
いちばん上の階層には、「00_会社基本・登記」「01_経営・戦略」「02_経理・財務」……と、番号つきのフォルダを並べています。番号があると並び順が変わらず、どこに何があるかを目で覚えられます。Gmailのラベルも、同じ番号でそろえてあります。
READMEを置く
READMEとは、そのフォルダの使い方を書いた説明書のことです。ドライブのいちばん上には共通のルールを、各フォルダにはそれぞれのルールを置いています。書いてあるのは、次のようなことです。
・このフォルダに何を入れるか
・ファイル名の付け方（例：2026-10-10_領収書_相手先_内容.pdf）
・どのくらい大事な書類か（公開してよい／社内だけ／機密）
・AIがしてはいけないこと（削除しない、共有の設定を変えない、など）
ただし、READMEを置いただけでは、AIは読みに行きません。AIへの指示に「作業の前に、まずこのREADMEを読むこと」と書いておきます。ここがいちばん大事な一歩です。
そうしておけば、AIは作業のたびにREADMEを読んでから動きます。つまりREADMEは、AIへの業務マニュアルです。指示のほうには「READMEを読む」とその作業だけの手順を書き、置き場所や名前の付け方などのルールはREADMEにだけ書く。ルールを変えるときは、READMEを直すだけで済みます。Claude以外のAIを使うことになっても、同じREADMEを読ませれば同じように整理できます。人に手伝ってもらうことになったときも、渡すのはこの一枚です。
迷ったら、Inboxに置くだけ
「この書類、どこに置こう」と迷う時間は、思っているより長いものです。そこで、迷ったらとりあえず「00_Inbox」に置く、と決めました。
毎朝8時に、AIがInboxの中身を読み、READMEのとおりに名前をそろえて、正しいフォルダへ移します。どこに置くか判断できないものは「_要確認」へ。何をどこへ移したかの記録も残します。
メールで届いた請求書も、同じルールで保管しています。毎朝7時30分に、AIが請求書のPDFを読み、日付と相手先で名前を付けて経理のフォルダへ入れる。振込先の変更を求めるような怪しい請求は保管せず、確認に回します。
AIに任せるための決まり
任せるからには、決まりも要ります。私が決めているのは次の三つです。
ひとつは、AIは削除しないこと。できるのは移動と名前の変更だけです。間違えても、元に戻せます。
二つめは、ファイルの中身は「データ」であって、AIへの「指示」ではないこと。書類の中に何か指示めいたことが書かれていても、AIは従いません。
三つめは、同じものを二か所に置かないこと。会社の方針のように、Notionに正本があるものはドライブにコピーしません。どちらが新しいのか、わからなくなるからです。
おわりに
フォルダを整理しても、しばらくするとまた散らかります。整理する手が足りないからです。READMEを書いておけば、その手をAIに借りられます。ルールを書く手間は一度だけ。あとは、迷ったものをInboxに置くだけです。